Werken in tijden van corona: hoe werk je nu samen met je collega’s en je baas?

Dezer dagen zitten heel wat mensen thuis aan hun laptop gekluisterd. Misschien helemaal alleen en een beetje eenzaam, of net in een huis vol rondrennende kinderen. Niet makkelijk! Maar deze situatie zorgt ook voor een heel nieuwe dynamiek met je collega’s én baas, met wie je nu ook van op afstand moet samenwerken. Hoe werkt dát? En is er nu automatisch meer flexibiliteit? We vroegen het aan professor arbeidsgeneeskunde Lode Godderis. 

Misschien moeten we nog wel een tijdje in ons kot blijven en de lieve collega’s missen. Hoe hou je in tijden van corona genoeg contact met elkaar?

Lode Godderis, professor arbeidsgeneeskunde aan de KU Leuven: “Alles begint bij goede afspraken, en daarin speelt de leidinggevende een belangrijke rol. Het is absoluut geen overbodige luxe om zeker één keer per week met het hele team even samen te zitten, weliswaar virtueel, om bij te praten. Over het werk, maar evengoed over de thuissituatie. Je begint zo’n meeting best met een ventilatiemoment, want het is voor niemand makkelijk. Of je nu in een piepklein appartement woont, of elke vijf minuten gestoord wordt door je kinderen. Even je hart kunnen luchten, doet vaak al wonderen.”

“Daarna kun je overgaan tot de orde van de dag. Wat je zeker niet mag vergeten: de successen vieren. Want ook al zie je elkaar niet in levende lijve, een mooie prestatie mag je niet zomaar laten passeren. Dat zou je in normale omstandigheden ook niet doen.”

“Op Studio Brussel had je de ‘Filefuif’. Waarom niet zelf een playlist maken en samen met je collega’s al dansend het weekend inzetten?”

“Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk dat het contact tussen de collega’s onderling ook warm blijft. Ging je vóór de coronacrisis in de namiddag een koffie halen met die ene collega? Of ging je elke middag lunchen met de andere? Blijf dat doen, maar dan virtueel. Die momenten heb je nodig om te blijven functioneren. Nog een tip: sluit de werkweek af met het hele team en spring samen het weekend in. Op Studio Brussel had je de ‘Filefuif’. Waarom niet zelf een playlist maken en samen met je collega’s al dansend het weekend inzetten?” (lacht)

Je hart luchten is belangrijk, maar loop je niet het risico om daar net een stapje te ver in te gaan?

“Absoluut. Daarom is het belangrijk om dat ventilatiemoment heel duidelijk af te bakenen, want anders loop je het risico dat het de rest van de meeting overschaduwt. Tot ergernis van anderen. Vijf à tien minuutjes zijn vaak al voldoende. En het hoeft ook niet per se een klaagzang te zijn. Sommigen hebben misschien leuke anekdotes over de kinderen te vertellen, die de collega’s hilarisch vinden. Eens goed lachen, da’s ook ventileren.”

En als het gaat om constructief samenwerken, hoe pak je dat het beste aan?

“Vergaderen en brainstormen zijn een stuk moeilijker in een virtuele omgeving, omdat je elkaar heel erg nodig hebt. Maar het is niet onmogelijk. De sleutel voor een goede virtuele meeting? Een moderator, iemand die de vergadering of brainstorm in goede banen leidt. En duidelijke afspraken, natuurlijk. Is een van je collega’s aan het woord? Demp je microfoon dan, en stel je vragen in de chat. Zo krijgt iedereen de kans om ongestoord z’n verhaal te doen, waar iemand anders later in de meeting op kan verder bouwen.”

Als je elkaar niet in levende lijve kunt zien, is een goede communicatie essentieel. Maar wat is een goede communicatie precies?

“Nu heel wat mensen thuis aan het werk zijn, wordt er heel veel over en weer gemaild. Het grote nadeel van een e-mail is dat de woorden op papier plakken, en dat je daar zelf niets aan kunt veranderen. Sterker nog: je kunt de boodschap op een heel andere manier interpreteren dan ze bedoeld is. Dat komt omdat je heel wat belangrijke elementen mist: de non-verbale communicatie en de intonatie in de stem die een emotie kunnen prijsgeven. En dat kan lastig zijn.”

“Het grote voordeel is dan weer dat je als lezer zelf beslist wanneer je antwoordt. Krijg je een e-mail waarbij je je niet helemaal goed voelt? Laat die dan even liggen, zeker als je niet al te best gehumeurd bent. Als er later op de dag een aantal beslommeringen zijn afgerond, of je net een leuk momentje met de kinderen hebt gehad, kijk je hoogstwaarschijnlijk met een heel andere en positievere blik naar die mail. Of je probeert je gevoelens even opzij te zetten en enkel naar de feitelijke informatie te kijken. Blijft het knagen? Toets dan even af of je gevoel klopt door open en eerlijk te zeggen hoe je je voelt.”

Iets waar heel wat mensen in deze tijd mee worstelen: werken volgens het normale regime. Hoe belangrijk is het om structuur in je dag te brengen, en je planning ook te delen met je collega’s?

“Hoe duidelijk je dag of je week is opgedeeld in momenten, hoe vlotter alles zal verlopen. Het beste wat je kunt doen is elke dag dat je thuis aan de slag bent, bekijken als een normale werkdag. Sta ’s morgens op, was je, kleed je aan, ontbijt met het gezin en vertrek naar het werk. En dat is in deze tijden je bureau. Ga niet aan de keukentafel zitten, of in de woonkamer, maar zoek een plek waar je je helemaal kunt afzonderen. Zo weet de rest van je gezin ook meteen dat je aan het werk bent.”

“En wat betreft de collega’s: laat heel duidelijk weten wanneer je wel en niet online bent en probeer de meetings zo kort en bondig mogelijk te houden. Het is goed om in contact te blijven, maar je moet natuurlijk wel nog tijd genoeg hebben om je werk effectief gedaan te krijgen.”

Is flexibiliteit een must in deze gekke tijden?

“Dat denk ik wel. Heel veel werknemers kampen met een schuldgevoel, omdat het allemaal niet zo vlot loopt. Het is aan de leidinggevenden om daarin een voorbeeld te stellen, en te laten weten dat het bij hem of haar ook niet allemaal loopt zoals gewoonlijk en dat dat oké is. Misschien kunnen jullie elkaar wel helpen om er het beste van te maken.”

“Daarnaast is het belangrijk om de verwachtingen wat bij te stellen. Voor jezelf, maar ook naar je collega’s toe. Het is belangrijker dan ooit om te kijken naar wat in deze moeilijke periode écht haalbaar is, week per week.”

“Het is niet makkelijk om je kwetsbaar op te stellen, maar als je het toch doet, kan het alleen maar beter worden”

Wat als je baas géén begrip heeft voor de situatie?

“Niet evident. Het enige wat je kunt doen, is je situatie heel duidelijk uitleggen en samen zoeken naar een oplossing. Vertrek vanuit de feiten: wat maak je door, waar heb je het moeilijk mee. Is je middagpauze niet lang genoeg om eten te maken, de kinderen aan tafel te krijgen en ze nadien in bed te leggen voor een dutje? Zeg dat dan. Wees ook niet bang om je gevoelens te tonen. Dat je het zelf vervelend vindt, zelfs frustrerend. Nadien kun je vertellen waar je nood aan hebt. Een uurtje langer middagpauze om bij de kinderen te kunnen zijn, bijvoorbeeld. Het is niet makkelijk om je kwetsbaar op te stellen, maar als je het toch doet, kan het alleen maar beter worden.”

En wat met verlofdagen? Het is natuurlijk niet het ideale moment om een dagje of zelfs een week vrij te nemen, maar de werkgevers vragen toch vaak om het geplande verlof te laten doorgaan, om later niet in de problemen te komen.

“Dat is dubbel. Heel veel bedrijven staan zwaar onder druk: door de coronacrisis is er maar weinig activiteit, waardoor verlof nemen geen enkel probleem is. Alleen is dat voor werknemers niet echt ideaal. Alles is dicht, dus echt genieten kun je dat niet noemen. In het najaar kan het goed zijn dat het extra druk is, omdat dan – hopelijk – het leven weer z’n normale gangetje gaat. Een moment waarop de werknemers erg nodig zijn. Maar als zij nu hun verlof opsparen, dan is de kans groot dat iedereen in dezelfde periode op vakantie gaat. En dat gaat dan weer ten koste van het bedrijf. Het is sowieso geen slecht idee om nu al eens te kijken wie wanneer verlof wil nemen, zodat iedereen toch even op adem kan komen, zonder al te grote gevolgen voor het werk.”

Kort samengevat!

• Maak duidelijke afspraken met je collega’s én je gezinsleden over wanneer je wél en niet aan het werk bent.
• Durf toe te geven dat het soms wat moeilijker gaat, en zoek samen naar een oplossing waar je je goed bij voelt.
• Het hoeft niet altijd om het werk te gaan. Sluit de werkweek al dansend af, of stap samen met je collega’s het weekend in met een online aperitief.
• Zorg voor structuur. Doe wat je op een normale werkdag ook doet: ontbijten, aankleden, naar kantoor gaan (al ga je nu gewoon naar je eigen bureau), …
• Stel je verwachtingen bij, voor jezelf maar ook naar je collega’s toe.
• Neem af en toe eens afstand van je werk, zodat je er later met een frisse blik opnieuw naar kunt kijken.

MEER OVER HET CORONAVIRUS:

• Rouwen in tijden van corona: wat met ons verdriet?
• Kan een mondmasker je toch beschermen tegen het coronavirus?
• Anne Davis over het coronavirus: “Wat is het moeilijk om een evenwicht te vinden tussen angst en hysterie, tussen voorzichtig zijn en het leven onleefbaar maken”

Volg ons op Facebook, Instagram, Pinterest en schrijf je in op onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de beste groentips en wooninspiratie!