Minder stress door beter te plannen? 11x tips!

We razen met z’n allen door het leven. We hebben het ‘druk, druk, druk’ en nemen zelden de tijd om even op de rem te gaan staan en gas terug te nemen, met alle stress en frustraties van dien.

Gelukkig bestaan er manieren om meer rust in je hoofd te brengen, en zo stress langzaam maar zeker te verminderen. “Alles begint met je tijd bewuster in te delen”, vertelt Stephanie Hauben, oprichtster van SuccesPlanner.

Het plezier van het plannen

Stephanie is, samen met haar man Niki, het brein achter SuccesPlanner: een tool om je zowel op professioneel als privévlak te motiveren en te laten groeien, maar ook om je tijd efficiënter in te delen en ervoor te zorgen dat je jezelf niet voorbij holt. “De voordelen van plannen zijn eindeloos“, vertelt ze. “Maar het mooiste is vooral dat het je toelaat om bewuster te leven en dichter bij jezelf te komen. Dankzij een planning kun je proactief werken en betere keuzes (leren) maken.

Een planner en agenda worden dikwijls in één adem genoemd, maar er zijn wel degelijk grote verschillen:

• Een agenda geeft je afspraken van de dag weer. Om twee uur heb je bijvoorbeeld een vergadering en om vijf uur moet je naar de tandarts. Zonder het goed en wel te beseffen, word je een beetje geleefd.
• Dit in tegenstelling tot een planner, waarbij je proactief je week indeelt. Wat zijn je to do’s, en wat doe je vervolgens met de overige tijdsvakken? Hoe kun je ze zo productief mogelijk inzetten? Ik vergelijk het een beetje met jongleren: met een agenda probeer je zoveel mogelijk ballen in de lucht te houden, terwijl je bij een planner zélf beslist hoeveel je er de lucht ingooit.”

Plannen voor meer rust in je hoofd: 11 tips

1. Schrijf je gedachten op

Neem aan de start van iedere nieuwe week een leeg blad papier om al je gedachten op te schrijven. Dat kan gaan van huishoudelijke en werkgerelateerde taken tot vrije tijd. Op die manier maak je je hoofd leeg en krijg je een beter visueel overzicht.

Stephanie: “Door alles neer te pennen, hoef je niet langer honderd-en-één dingen te onthouden en dat geeft een gevoel van rust. Je gedachten opschrijven creëert letterlijk meer schijfruimte in je hoofd, waardoor je weer ademruimte krijgt en kunt openstaan voor nieuwe impulsen, gedachten en ideeën.

In een digitale wereld waarin we vandaag leven, loont het absoluut nog om er pen en papier bij te nemen. Op papier worden je gedachten visueel duidelijk, waardoor je hersenen er anders naar gaan kijken dan dat alles abstract in je hoofd blijft zitten. Het is bovendien wetenschappelijk bewezen dat als je iets neerschrijft, je het ook beter onthoudt.”

2. Zorg voor routine

Kies een vast moment uit om je planning op te stellen: zondagavond of maandagochtend bijvoorbeeld, of ’s ochtends vlak na het ontbijt. “Met routine en rituelen werken, kan enorm veel rust met zich meebrengen. Uiteraard is niet elke dag hetzelfde en kan je planning doorheen de dag wijzigen, maar probeer er een bepaald stramien op na te houden. Zeker wat de rustmomenten in je dag betreft. Hoe druk het ook kan zijn, dagelijks om half vier je tasje koffie drinken, is bijvoorbeeld een fijne routine die een bepaalde houvast creëert.”

3. Bepaal je prioriteiten

Puilt je planning uit, en wil je je taken graag een beetje uitdunnen? Dan is het een kwestie van prioriteiten stellen. “Een leuke tool om je daarbij te helpen, is de Eisenhower Matrix. Met de matrix kun je al je to do’s onderverdelen, bepalen wat belangrijk en minder belangrijk is, en zo je taken stap voor stap afwerken. Het gevolg: meer rust en minder frustraties, want belangrijke to do’s worden afgevinkt. Je kunt de matrix toepassen op je dag- of weekplanning, afhankelijk van wat voor jou werkt.”

Concreet teken je een groot kruis, waarin vier vakken ontstaan:

• Het eerste vak = belangrijk en dringend, vb. belangrijke mails beantwoorden, projecten indienen, de dokter bellen voor een bloeduitslag …
• Het tweede vak = belangrijk en niet dringend, vb. een verjaardagsfeest plannen, betalingen doen, als ondernemer aan je bedrijf werken …
• Het derde vak = niet belangrijk en dringend, vb. berichtjes beantwoorden, de planten water geven, verslagen opmaken …
• Het vierde vak = niet belangrijk en niet dringend, bv. sociale media bekijken.

4. Durf keuzes maken

“Door bewust naar je tijd te kijken en keuzes te maken, investeer je tijd in dingen die voor jou écht belangrijk zijn. Neem even een stapje achteruit, bekijk kritisch je leven en maak voor jezelf uit of het wel haalbaar is om bijvoorbeeld voltijds te werken, je gezin te runnen, te sporten, lid te zijn van drie verenigingen en er nog heel wat ditjes en datjes bij te nemen. Durf soms eens ‘nee’ zeggen tegen bepaalde dingen: uiteraard heeft dat soms consequenties, maar het zal uiteindelijk minder stress teweegbrengen.”

5. Vergeet je me-time niet

Tijd voor jezelf is van onschatbare waarde. Dat kan Stephanie alleen maar bevestigen: “Voor sommigen lijkt het misschien evident om even op de pauzeknop te duwen, maar het helpt écht om je me-time effectief in je planning te schrijven. De reden hiervoor is eenvoudig: je eigen vrije tijd is het eerste wat sneuvelt als het druk wordt, terwijl het minstens even belangrijk is als andere taken.”

6. Begin bij de belangrijkste taken

Wist je dat je, in het algemeen, ’s ochtends het productiefst bent? “Begin daarom met het belangrijkste, het moeilijkste, of hetgeen waar je het meest tegenop kijkt. Bovendien is het leuk om achteraf te weten dat de moeilijkste klus al achter de rug is. Dat kan druk verlichten en ervoor zorgen dat de rest van je dag rustiger verloopt.”

7. Plan mailmomenten in

Heb je een job waarbij veel mailverkeer komt kijken? Dan kan het stressverlagend werken om, indien mogelijk, bepaalde mailmomenten in te plannen. Aan het begin van elk dagdeel, bijvoorbeeld.

Stephanie: “Nu we omwille van de coronamaatregelen massaal thuiswerken, is het extra belangrijk om over je werk-privébalans te waken. Het moet natuurlijk haalbaar zijn, maar ik raad daarom ook altijd aan om je mails uit te zetten na de werkuren. Alleen dan kom je pas echt tot rust en vermijd je onaangename mails te lezen die je hele avond beïnvloeden.”

8. Neem af en toe afstand van het scherm

Voorzie daarnaast schermvrije momenten om het stressniveau te doen dalen. “Social media en andere digitale platformen kunnen hun nut bewijzen, maar zijn soms ook een vergiftigd geschenk. Op drukke dagen kan het daarom deugd doen om je gsm aan de kant te leggen en even een schermpauze in te plannen.

Een app die ik graag gebruik is ‘Forest‘. Je stelt eenvoudigweg in hoelang je afstand wilt nemen van je gsm, vervolgens begint de tijd te lopen en als je in je opzet slaagt, verdien je punten waarmee je effectief een boom kunt planten. Een mooi initiatief voor jezelf én de planeet.”

9. Werk met kleuren

Meer structuur zorgt voor meer rust in je hoofd. En daar kunnen kleuren bij helpen. “Werk met colour coding tijdens het plannen. Dat betekent dat je elk onderdeel van je leven een kleur geeft: werk, privé, sport, kinderen, huishouden … op die manier zie je beter of er een balans is tussen de verschillende aspecten in je leven. Niet elke week is hetzelfde en je kunt nooit van alles evenveel in je planning zetten, maar voor iemand die snel over z’n limiet gaat, kan dit wel helpen.”

10. Plan niet té veel

“Zorg ervoor dat je vooral niet het slachtoffer wordt van je eigen planning. Plan daarom nooit je dag bomvol, want dat is onhaalbaar. Probeer, zeker in het begin, een tijd op je taken te plakken: zo zie je hoeveel tijd je effectief nodig hebt, hoeveel tijd je over hebt en waar je taken eventueel kunt inperken.”

11. Wees niet te streng voor jezelf

Minstens even belangrijk dan je planning op een haalbare manier proberen volgen, is niet te streng zijn voor jezelf als iets niét lukt. “Dat gebeurt nu eenmaal”, zegt Stephanie. “Ik vind dat we allemaal een beetje milder voor onszelf mogen zijn. Jezelf in allerlei bochten wringen om toch maar alles op je planning af te kunnen vinken, heeft geen zin. Dat werkt averechts en zal net stress met zich meebrengen.

Het mooie aan een planner is dat je letterlijk de pagina kunt omslaan en met een blanco canvas kunt beginnen. Het is niet omdat je even een mindere week of periode hebt gehad, dat je je niet kunt herpakken. Kleine stappen vooruit zijn stappen in de goede richting. Rome is ook niet in een dag gebouwd, en als je je best doet, dan doe je eigenlijk al voldoende.”

Met dank aan Stephanie Hauben van SuccesPlanner, succesplanner.com.

Lees ook:

• Dagen vol stress? Deze zelfzorgtips helpen
• Word je sneller ziek als je stress hebt? Onze expert legt uit en geeft tips
• Antistresstips waar iedereen iets aan heeft: 11x raad van experts

Volg ons op Facebook, Instagram, Pinterest en schrijf je in op onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van alle nieuwtjes!