Timemanagement: de beste tips om beter te plannen
Kinderen op tijd naar school en naar hun hobby’s brengen, zelf werken, een sociaal leven onderhouden en ondertussen ook het huishouden draaiende houden… Het leven voelt in september vaak extra druk. Heb jij je voorgenomen om het vanaf dit schooljaar beter aan te pakken en vooraf te plannen? Dan komen de tips van Kelly Deriemaeker als geroepen.
Als we onze lezeressen mogen geloven, komen die tips zeker als geroepen. Alle ballen in de lucht houden, is allesbehalve evident. Een beetje chaos moet kunnen, maar het mag niet voor té veel stress zorgen. In een recent artikel uit Het Laatste Nieuws stond te lezen dat op 15 jaar tijd het aantal langdurig zieken verdubbeld is tot een half miljoen. De redenen zijn natuurlijk divers, maar meer dan twee op drie van de langdurig zieken die aan een burn-out of depressie lijden, zijn een vrouw. Sinds 2014 lieten steeds meer jonge vrouwen zich thuis schrijven wegens een burn-out, depressie of angststoornis.
Kelly Deriemaeker is ervaringsdeskundige. In haar podcast ‘Kelly zegt foert!’ is ze openhartig over de burn-outs die ze had en haar zoektocht naar een beter leven. Ondertussen is ze coach, podcastmaker en lanceert ze cursussen om anderen ook het leven gemakkelijker te maken. In ‘Baas over eigen tijd’, een van die populaire cursusssen die ze een tijd geleden aanbood, leerde ze hoe je kunt plannen zodat je er niet alleen productiever, maar vooral ook gelukkiger van wordt.
“We moeten ongelofelijk veel bordjes in de lucht houden. Werken, het huishouden, een gezin runnen… Komt daar nog eens bij dat heel wat vrouwen heel streng zijn voor zichzelf”, vertelt ze. “Het is maar logisch dat we focus- en planningsproblemen hebben als we zien wat we allemaal op ons bord hebben.” Een planning is niet zaligmakend, maar voor mij is het een essentieel onderdeel geworden om meer rust te vinden. “Ik heb mezelf een aantal dingen geleerd: op voorhand nadenken over mijn doelen, plannen en daar vooral de tijd voor nemen. In eerste plaats is het daarom belangrijk niet te streng voor jezelf te zijn, je taken kritisch onder de loep te nemen en nee te durven zeggen. Lukt het niet, trek dan op tijd aan de alarmbel.”
11 tips om beter te plannen
1. Neem je taken onder de loep
“Als je aan het verzuipen bent, is het eigenlijk al te laat. Want je lijkt zelfs geen tijd te hebben om even afstand te nemen en het overzicht te bekijken. Geef jezelf daarom af en toe de ruimte om je takenpakket onder de loep te nemen. Welke taken doe je graag? Aan wat heb je een grondige hekel? En hoort het wel thuis in je agenda?
Eigenlijk kun je jezelf enkele praktische vragen stellen:
- Is deze taak echt belangrijk?
- Is het belangrijk dat ik ze doe of kan iemand anders ze uitvoeren?
- Moet ze op deze manier uitgevoerd worden?
Je bent niet verplicht om elke taak te doen. Zelf heb ik een hekel aan administratie en het financiële luik dat bij mijn gezin en mijn zaak komt kijken. Ik zag er telkens tegenop. Mijn man Youri heeft dan weer een broertje dood aan boodschappen doen. De oplossing lag uiteindelijk voor de hand: hij doet nu een groot deel van de administratie, ik neem de boodschappen – een taak die ik wél leuk vind – voor mijn rekening. Iedereen gelukkig. Communicatie is alles.
Ook bij andere taken kun je jezelf de vraag stellen of je ze wel echt moet doen: je huis kan misschien gepoetst worden door een poetshulp of een opa kan de kinderen ophalen van school? En op je werk zijn er misschien taken die beter bij een collega passen. Stap af van het idee dat alles wat nu op je bord ligt, ook op je bord hoort te liggen.“
Verwacht niet dat je planning in september opeens perfect zal zijn. Meer zelfs: start best zo klein mogelijk. Anders draait het in de soep en zul je denken: ik kan het niet, dat plannen
2. Start heel klein
“Heb je nooit veel gepland, en wil je nu een agenda om u tegen te zeggen, dan kan ik je alvast teleurstellen. Ik ben zelf al twintig jaar bezig en ik stuur nog regelmatig bij. Als je in september opeens beslist om jezelf met strenge regeltjes een heel strikte planning op te leggen, dan is de kans groot dat je hem niet kunt volhouden. Gevolg: je voelt jezelf gefaald en je gooit de handdoek in de ring. Start daarom liever met een heel klein praktisch doel. Begin bijvoorbeeld met een weekmenu zodat je jezelf een hele week (of maand) geen zorgen hoeft te maken over de vraag ‘wat eten we vandaag?’. Zelf doe ik dat al jaren. Maak er een fijn momentje van voor jezelf: neem je kookboeken erbij en blader er eens door, noteer wat je wilt maken en maak een boodschappenlijstje. Zo vermijd je dat je meerdere keren naar de winkel moet. En denk ook al eens aan je toekomstige zelf: maak je soep of spaghettisaus, maak dan een extra portie. Je zult jezelf op chaotische dagen heel erg dankbaar zijn.
Ik hoor weleens van mensen dat ze spontaan willen kiezen wat ze eten. Maar die planning staat ook niet gebeiteld in steen. Ik werk met een elektronische agenda – voor mij dé uitvinding van de eeuw – en verschuif simpelweg mijn blokje als een vriendin vraagt om te gaan eten of als ik toch meer zin heb in die salade die eigenlijk op een andere dag gepland stond.”
3. Werk met routines en automatiseer
“Hoe minder je moet nadenken over je taken, hoe meer tijd je wint. Daarom hou ik van routines. Bij ons zijn de taken redelijk goed verdeeld. Eén week doe ik de ochtendroutine en breng ik de kinderen naar school, de andere week neemt mijn man Youri dat voor zijn rekening. Dat ligt al tot het einde van het jaar vast in onze agenda, zo kunnen we eromheen plannen. Daarnaast hou ik van mijn routines: ‘s morgens pen ik mijn gedachten neer in mijn dagboekje en ga ik wandelen, daarna plan ik elke dag een schrijfblok in. Die vaste routine zorgt voor rust.
Maar ook op langere termijn kun je perfect met routines werken. Op 1 september ga ik altijd lunchen met mijn beste vriendin. Die afspraak staat voor mij wél gebeiteld in steen (lacht).”
Veel mensen voelen weerstand tegen plannen, ze geloven in het ‘spontane’. Maar ik volg mijn planning zelden tot op de letter. Als een vriendin vraagt om te lunchen, verschuif ik gewoon een blokje in mijn digitale planning
4. Plan lang op voorhand wat je lang op voorhand kunt plannen
“Op woensdagnamiddag worden mijn kinderen opgehaald door ons of een van de opa’s, we werken met een roulement. Vroeger werd dat wekelijks gepland, maar het bezorgde me veel stress en kostte ook wat tijd. Elke zondag moesten Youri en ik samenzitten om te bekijken hoe we het gingen aanpakken en de opa in kwestie op de hoogte brengen.
Nu liggen alle woensdagen vast tot en met december. Ik heb een schema gemaakt voor ons, maar ook voor de opa’s, zodat zij duidelijk kunnen zien wanneer zij aan de beurt zijn. Dat is natuurlijk even werk, maar nu hoeven we ons daar niets meer van aan te trekken. En ik zie in één oogopslag in mijn agenda wanneer de kinderen bij hun opa eten als ik dat bovengenoemde weekmenu opstel. Handig!”
5. Start met jezelf
“Om een goede planning te maken, is het belangrijk om je doel helder te maken: wat wil je zeker bereiken deze week? Zelf wandel ik graag dagelijks en wil ik wekelijks lunchen met een vriendin. Die dingen staan daarom standaard in mijn agenda. Zo voorkom ik dat ik geleefd word door de agenda van anderen.
Ook op werkvlak bepaal ik mijn doel. Ik wil deze week bijvoorbeeld twee podcasts afwerken: ik weet dat ik daarom tijd moet inplannen om te researchen, te schrijven en op te nemen. Door die zaken ruimte te geven, zijn de taken die ik écht wil doen alvast gepland. Krijg ik een aanvraag voor coaching of wilt iemand een interview, zie ik in één oogopslag wat mogelijk is.
Doe je dit niet, dan dreig je geleefd te worden door je mailbox: je start de dag met het openen van je mailbox, bekijkt welke vraag er wordt gesteld of welk brandje er geblust moet worden en start daaraan. Aan je eigenlijke werk kom je daardoor niet toe en dat maakt dat je je onproductief voelt. Een goede planning kan dat voorkomen.“
Dankzij plannen, word ik minder geleefd. Anders zou ik mijn dag starten met het lezen van mailtjes en daar telkens op reageren. Grote taken die ik écht wil aanpakken, blijven zo liggen
6. Werk met een maand- en dagplanning
“Ik vind het zelf leuk om met een maandplanning te werken. Het voordeel: ik krijg meteen een mooi overzicht. Tegelijkertijd laat ik voldoende ruimte om te kunnen schuiven wanneer dat nodig is. En daarnaast is het een kunst om ‘nee’ te leren zeggen. Ik denk heel bewust na over de dingen die ik toezeg en ben daarin heel streng geworden. Dat wil zeggen dat ik soms mijn man, kinderen of anderen moet teleurstellen. Maar dat hoeft geen probleem te zijn. Het maakt mij simpelweg gelukkiger. En niemand heeft er iets aan als ik op een gegeven moment crash.
Daarnaast maak ik in mijn bulletjournal een dagplanning. Daarin noteer ik concreet wat ik ga doen. Ik gebruik hem ook om dingen op te schrijven die ik niet mag vergeten of die achteraf gepland moeten worden. De combinatie van de maand- en dagplanning werkt prima voor mij.”
7. Werk met tijdsblokken
“Ik deel mijn dagen op in tijdsblokken. Veel van mijn taken bestaan uit schrijven. Ik maak daarom schrijfblokken: dat zijn momenten waarop ik puur bezig ben met schrijven. Er zijn ook blokken om te researchen of om met het huishouden bezig te zijn bijvoorbeeld. En dat in verschillende kleuren, zo heb ik een mooi overzicht.
Maak het jezelf gemakkelijk en wees zo concreet mogelijk. Als ik een afspraak inplan, zet ik er meteen het adres en telefoonnummer bij. Zeker voor afspraken die een tijdje op voorhand zijn gemaakt, is dat echt een zegen.”
8. Gebruik de voordelen van een digitale agenda
“De digitale agenda is wat mij betreft dé uitvinding van de eeuw. Ik deel hem met Youri, mijn man. Zo hebben we allebei een goed overzicht, en kunnen we schuiven indien nodig. Ik werk bovendien met kleurtjes: ik zie nu al in het paars wat we vanavond gaan eten. Extra voordeel: ik kan heel gemakkelijk dingen verplaatsen zonder te moeten kribbelen. Eigenlijk is het onze schuifpuzzel.
En je kunt ook taken maandelijks of jaarlijks laten terugkomen. Een week voor de verjaardag van Youri’s petekind krijg ik een melding dat ik een cadeau moet kopen of op 16 augustus krijg ik jaarlijks de melding dat de kinderen turnpantoffels nodig hebben. Maar ook verjaardagen staan er in, anders dreig ik ze te vergeten.”
Tijd is niet eindeloos. Elk uur dat je aan iets spendeert, kun je niet in iets anders steken
9. Wees mild voor jezelf en doe niet aan planningsperfectionisme
“Na twintig jaar moet ik nog altijd groeien in dat plannen. Als ik naar de bibliotheek ga, durf ik nog altijd zes boeken uit te lenen. Alsof ik de tijd om ze te lezen erbij heb geleend. Ik vind ze allemaal interessant, maar uiteindelijk breng ik ze ongelezen terug. En dat is allemaal oké. Het is trouwens ook oké als die planning eens volledig in de soep draait of als je er niet in slaagt om jezelf eraan te houden. Het leven is nu eenmaal druk en neemt vaak onverwachte wendigen. Die planning moet er zijn om je leven gemakkelijker te maken, en mag er allerminst zijn om jezelf mee te straffen.
Verwacht niet opeens dat je morgen al de perfecte planner bent. Ik voeg zelf na al die jaren nog dingen toe of merk dat sommige tips of tools niet voor me werken. Stel jezelf telkens de vraag hoe je het volgende keer praktischer kunt aanpakken, of nog beter: hoe je het jezelf gemakkelijker kunt maken.“
10. Ga slim om met sociale media
“Ik heb niets tegen sociale media, maar ik geloof wel dat ze voor een groot stuk verantwoordelijk zijn voor het gevoel geen tijd te hebben. Ik hoorde onlangs van mijn cliënt dat ze een vrije dag had en dat ze heel veel wilde doen. Uiteindelijk bleek dat ze meer dan zes uur op haar gsm had zitten scrollen. ‘Ik schaam mij dood’, zei ze. Maar dat heeft absoluut geen nut. Je kunt je in zo’n geval beter afvragen hoe je het volgende keer anders kunt aanpakken. Plannen lijkt dan misschien minder spontaan of spannend, maar het is beter dan uren naar het leven van andere mensen kijken. Zeker als je weet dat daar het leven veel beter wordt voorgesteld dan het effectief is. Misschien moeten we ons voor september voornemen om helemaal eerlijk te zijn en aan te geven hoe hard we soms aan het verzuipen zijn, in plaats van enkel foto’s te posten van hoe trots we zijn op onze kinderen met hun nieuwe boekentas.”
Misschien moeten we ons voor september voornemen om helemaal eerlijk te zijn en aan te geven hoe hard we soms aan het verzuipen zijn, in plaats van enkel foto’s te posten van hoe trots we zijn op onze kinderen met hun nieuwe boekentas
11. Durf af te stappen van wat gangbaar is
“Je mag écht de gangbare dingen in vraag stellen. Mijn kinderen hebben bijvoorbeeld geen buitenschoolse activiteiten. Voor ons als gezin is het een pak praktischer en rustiger. Toch moet ik omgaan met meningen en vragen van mensen. Ze snappen die keuze niet altijd, maar als ik ons leven en bekijk, vind ik het goed dat we die keuze maken. Elk uur dat ik aan het ene geef, kan ik niet aan iets anders geven. Het gaat om zoveel meer dan plannen alleen: perfectionisme en people pleasen bijvoorbeeld. Daarom is time management een stukje psychologie: durf in eigen boezem te kijken, je eigen regels te bepalen en te luisteren naar wat jij zelf echt wilt. Weet ook dat een coach of psycholoog daar zeker bij kan helpen.”
Kelly Deriemaeker is getrouwd met Youri en mama van Dexter (11) en Flo (7). Ze geeft online trajecten, onder andere over journaling en periodiek vasten. Meer weten over Kelly? Beluister de podcast ‘Kelly zegt foert!’ of abonneer je op haar nieuwsbrief #vergeetniettekijken.
Hulpmiddelen om beter te plannen:
Gemakkelijk gezegd, maar plannen vergt enige oefening. Zelf op zoek naar hulpmiddelen om beter te plannen? Dit zijn onze favorieten.
€ 19,80
Wil je een handig overzicht van je maand, dan is de maandplanner van Redopapers een echte aanrader. Ziet er mooi uit, je hangt hem aan de muur voor en goed overzicht én niet onbelangrijk: de planner wordt gemaakt van papierafval dat geselecteerd werd bij drukkerijen en kunsthuizen. Lief voor het milieu dus.
€ 39,95
De Succesplanner is niet enkel een handige agenda, hij is ook een echte hulp bij het plannen. Er is genoeg ruimte voor je dagplanning, to-do’s en notities, maar er is ook elke maand een handig overzicht om je maand te verdelen. Bovendien herinnert de agenda dat je regelmatig moet stilstaan met een check-up waarbij je omschrijft welke doelen je hebt behaald en wilt bereiken. De inspirerende quotes krijg je er gratis bij, net als handige downloadbare tools: denk aan een spaartracker of budgetplan.
Graag een weekplan voor je menu, maar geen idee waar te beginnen? Probeer eens een maaltijdbox, zoals deze van Hello Fresh. Kies voor snelle recepten als je graag zo weinig mogelijk tijd kwijt bent, ga voor familierecepten als je de kinderen mee wilt laten genieten of probeer eens de lunchgerechten ter inspiratie.
Meer tips voor een stressvrije september:
Volg ons op Facebook, Instagram, Pinterest en schrijf je in op onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van alle nieuwtjes!