De timemanager geeft tips: zo krijg je je werk gedaan

Je to-dolijst leren managen heeft heel wat voordelen, dat gelooft ook timemanagementexpertJohan D’Haeseleer. Hij geeft met zijn bedrijf ExtraTijd dagelijks workshops rond productiviteit. Vaak blijven we op dat vlak dezelfde fouten maken. Met deze tips kun je daaraan iets doen.

1. Schrijf alles op

   Papieren of digitale lijstjes zijn broodnodig als je niets over het hoofd wilt zien. Waarom kunnen we niet zonder? “Ons brein heeft zich heel lang moeten richten op instant-succes”, zegt Johan. “Om te kunnen vluchten voor gevaar of om eten te zoeken. Hierdoor hebben we minder aandacht voor langetermijnprojecten en geven we de voorrang aan de eerstvolgende deadline.

2. Hoe korter de lijstjes, hoe beter

   Soms is je lijstje zo lang, dat de moed je in de schoenen zinkt. Wat dan kan helpen is je to-do’s in categorieën op te splitsen, bijvoorbeeld ‘kinderen’, ‘ik’, ‘werk’, ‘huishouden’. Wat ook helpt is je taken onder te verdelen in kleinere stapjes. “Je kunt op je lijstje bijvoorbeeld wel ‘een nieuwe website’ schrijven, maar eigenlijk zou het bijvoorbeeld ‘offertes vragen’ moeten zijn.” Maak je acties dus klein, haalbaar en gericht.

3. Maak verschillende lijstjes

   Diverse lijstjes of hulpmiddelen zijn nodig als je je doelen wilt bereiken. Zo kun je werken met een kalender of agenda en daarnaast nog een wekelijkse actielijst. Zet op je actielijst je prioriteiten voor die week. Maak naast dat lijstje nog een apart lijstje voor langetermijnprojecten. Johan gebruikt ook een ‘incubatielijst’: “Daar komen zaken op die nog niet zijn gestart, maar dat mogelijk nog zullen doen. Hoe vaak zeg je niet tegen iemand dat je bijvoorbeeld dat ene, niet-dringende idee nog zult bekijken? Wat er uiteindelijk later vaak nooit van komt…”

4. Waar bewaar je je lijstjes?

   Schrijf je liever alles op papier of zet je je to-do’s in je pc? Hoe je het doet, maakt niet zoveel uit, maar kies een manier die bij je past. “Kies een systeem dat goed functioneert en betrouwbaar is, waardoor je een goede en snelle kijk hebt op alles wat er moet gebeuren.” Zorg ervoor dat je niet te veel tijd verliest met zoeken. “Zet alles op verzamelplaatsen, plaatsen waar je tijdelijk potentieel werk stockeert. Het aantal plaatsen speelt wel degelijk een rol. Heb je veel verzamelplaatsen, en zitten die lukraak verspreid, dan maak je het jezelf al onnodig moeilijk.”

5. Leer ermee omgaan

   Verlies geen energie aan een slechte organisatie. “Onduidelijkheid in je lijsten zorgt ervoor dat je soms onnodig veel beslissingen moet nemen. Beslissingen nemen kost je mentale energie en ze gaan lopen met je aandacht”, zegt Johan. Herbekijk dus geregeld hoe je dingen plant en organiseert en stuur bij waar nodig.

Hé, het is oké om ongeorganiseerd te zijn

Want dat zijn we van nature bijna allemaal. “Mensen die van nature georganiseerd zijn, blijken grote uitzonderingen. Ook ik ben eigenlijk ongeorganiseerd. Ik heb alleen geleerd hoe ermee om te gaan. Meester worden van je to-dolijst is zoals een muziekinstrument leren bespelen:het kan altijd beter en het is nooit klaar.”

Bron: mark, beeld: shutterstock

Nog meer tips? Hier kun je lezen hoe je werkstress vermindert.