Beheer je e-mails gemakkelijker met deze tips
Ben jij ook altijd diegene die even te laat is omdat je nog op e-mails moet antwoorden of ben je de antisociale op café omdat je maar blijft bezig zijn met inkomende e-mails? Volgens professional organizer Annemiek Tighelaar spenderen we zo’n drie uur per dag aan onze e-mailbox. Omdat het allemaal veel sneller en gemakkelijker kan, schreef ze een nieuw boek met tips om je e-mailbox onder controle te houden.
E-mail beheren als een pro
- Creëer mappen. Sorteer je e-mails per onderwerp of project. Bijvoorbeeld een map voor mails die nog op een antwoord wachten of een map voor nieuwsbrieven die je nog moet lezen.
- F.A.T is het sleutelwoord. File.Act.Toss. Ofwel klasseer, reageer of gooi weg.
- Hou je contacten bij. Hierdoor vermijd je eindeloze zoektochten omdat je het e-mailadres weer eens kwijt bent.
- Maak tijd voor je e-mails. Hou je aan een halfuurtje per dag voor het beheren van je e-mailbox. Snel even tussendoor is geen goed idee omdat je ondertussen ook met andere dingen bezig bent.
- Reageer meteen. Mensen lezen een e-mail gemiddeld 6 of 7 keer voor ze antwoorden. Veel efficiënter is meteen beslissen, actie ondernemen of verwijderen.
- Focus. Ook elke keer verstrooid door die vervelende ping van een inkomende e-mail? zet het uit.
- Organiseer je computer. Waar stond ook al weer die foto van je zus of dat belangrijke document voor je werk? Je wilt geen uren verspillen aan zoektochten. Om dit te vermijden gebruik je best duidelijk gestructureerde mappen. Zowel voor je foto’s, documenten als [LINK_TEXT id=1] favorieten. Het maakt je leven aan het scherm een stuk makkelijker.
Lees ook: